Saksframlegg: KI-assistert skrivestøtte
En assistent som hjelper ansatte med å skrive saksframlegg – enten ved å tilpasse eksisterende tekst til kommunens mal og språkstil, eller ved å generere et utkast basert på opplastede dokumenter som søknader og prosjektbeskrivelser.
Problemet
Avsnitt med tittelen «Problemet»Kommunale saksbehandlere bruker mye tid på å skrive og strukturere saksframlegg. To brukergrupper har ulike utfordringer:
Ansatte som sjelden skriver saksframlegg (f.eks. én gang i året) bruker mye tid på å forstå format, språk og struktur. De trenger ofte flere runder med tilbakemelding fra ledere før dokumentet er godkjent.
Ansatte som skriver mye saksframlegg bruker unødvendig mye tid på å oppsummere søknader, prosjektbeskrivelser og andre dokumenter manuelt – arbeid som er repetitivt men krever presisjon.
Uten Intric: Manuell utarbeidelse av saksframlegg
Avsnitt med tittelen «Uten Intric: Manuell utarbeidelse av saksframlegg»- Saksbehandler mottar søknad eller prosjektbeskrivelse
- Saksbehandler leser og analyserer dokumentene
- Saksbehandler slår opp kommunens mal og tidligere saker for referanse
- Saksbehandler skriver saksframlegg manuelt i Word
- Leder gir tilbakemelding på struktur og språk
- Saksbehandler reviderer og sender på nytt
- Ferdig saksframlegg registreres i arkivsystemet
Tidsforbruk: En halv arbeidsdag (3–4 timer) for enkle saker. Betydelig lenger for komplekse saker.
Utfordring: Kvaliteten varierer, særlig hos ansatte som sjelden skriver saksframlegg. Ledere bruker tid på korrektur og tilbakemeldinger.
Med Intric: KI-assistert skrivestøtte
Avsnitt med tittelen «Med Intric: KI-assistert skrivestøtte»- Saksbehandler laster opp søknad/prosjektbeskrivelse til Intric-assistenten
- Intric analyserer dokumentet og genererer et utkast tilpasset kommunens mal og språkstil
- Saksbehandler gjennomgår, justerer og ferdigstiller
- Ferdig saksframlegg registreres i arkivsystemet
Alternativ bruksform: Saksbehandler skriver et eget utkast først, og ber assistenten tilpasse det til kommunens mal og språkstil.
Oppsett: Assistenten er konfigurert med kommunens saksframleggsmal, eksempler på godkjente saksframlegg, og instruksjoner for språkstil og struktur. Merk: Mal og prompt tilpasses per kommune, da oppsettet varierer betydelig (f.eks. plassering av vedtak).
Før og etter
Avsnitt med tittelen «Før og etter»| Oppgave | Manuelt | Tidsforbruk | Med Intric | Tidsforbruk | |---------|---------|-------------|------------|-------------| | Lesing og analyse av dokumenter | Saksbehandler leser og oppsummerer manuelt | 1–2 timer | Automatisert | — | | Slå opp mal og referanser | Saksbehandler finner mal og tidligere saker | 15–30 min | Innebygd i assistenten | — | | Skriving av saksframlegg | Saksbehandler skriver fra bunnen av | 1–2 timer | Automatisert utkast | — | | Gjennomgang og kvalitetssikring | Inkludert i skrivearbeidet | — | Saksbehandler gjennomgår og justerer | ~30 min | | Korrektur/tilbakemelding fra leder | Ofte 1–2 runder | 30–60 min | Sjeldnere behov pga. enhetlig struktur | — | | Registrering i arkiv | Manuelt | ~3 min | Manuelt | ~3 min | | Total tid | Full prosess for enkel sak | 3–4 timer | Saksbehandlers arbeidstid | ~30 min |
Resultater fra pilotering
Avsnitt med tittelen «Resultater fra pilotering»- Ca. 80 % tidsbesparelse på enkle saker (fra en halv arbeidsdag til en halvtime)
- Mer enhetlige og korrekt strukturerte saksframlegg inn til ledere
- Mindre frustrasjon og færre runder med tilbakemelding
- Lavere terskel for ansatte som sjelden skriver saksframlegg
Prosessen er under aktiv pilotering i fase 3 av prosjektet. Piloteringen pågår i Ringsaker kommune og spres til Stange kommune.
For spørsmål om denne prosessen: hanne.vandraas@ringsaker.kommune.no