Oppfølgingsprosessen: Anbud og Kontraktsoppfølging

Kommuner inngår et stort antall kontrakter med leverandører hvert år. Oppfølging gjennom hele kontraktslivssyklusen – fra utlysning og evaluering til løpende kontroll og avslutning – krever systematikk og kapasitet som ofte mangler.

Problemet

Innkjøpsansvarlige håndterer mange parallelle kontrakter med ulike frister, vilkår og leverandører. Oversikten holdes ofte i regneark eller i hodet til enkeltpersoner. Frister glipper, avvik oppdages for sent, og fornyelser skjer uten reforhandling fordi ingen fanget det opp i tide.

Uten Intric: Manuell kontraktsoppfølging

1. Innkjøpsansvarlig fører oversikt over kontrakter i regneark eller saksbehandlingssystem
2. Sjekker manuelt om frister for fornyelse eller oppsigelse nærmer seg
3. Leser gjennom innkomne tilbud og sammenligner manuelt
4. Kontrollerer at leveranser stemmer med kontraktsvilkår
5. Skriver statusrapporter manuelt ved behov

Tidsforbruk: 3–8 timer per uke, avhengig av antall aktive kontrakter.
Utfordring: Oversikten er personavhengig. Frister glipper, avvik oppdages sent, og det mangler kapasitet til proaktiv oppfølging.

Med Intric: KI-støttet kontraktsoppfølging

1. Intric overvåker frister for anbudsutlysninger og kontraktsfornyelser automatisk
2. Intric strukturerer og sammenligner innkomne tilbud
3. Intric varsler ved avvik fra kontraktsvilkår
4. Intric genererer statusrapporter for pågående kontrakter automatisk
5. Innkjøpsansvarlig gjennomgår, vurderer og handler på varsler

Før og etter

| Oppgave | Manuelt | Tidsforbruk | Med Intric | Tidsforbruk | |---------|---------|-------------|------------|-------------| | Fristovervåkning | Manuell sjekk i regneark | 1–2 timer/uke | Automatisk varsling | — | | Tilbudssammenligning | Manuell lesing og vurdering | 2–4 timer per anbud | Automatisk strukturering | — | | Avvikskontroll | Stikkprøver, ofte nedprioritert | Varierer | Kontinuerlig automatisk kontroll | — | | Statusrapportering | Manuelt skrevet | 1–2 timer/måned | Automatisert | — | | Gjennomgang og beslutning | Inkludert i ovenstående | — | Innkjøpsansvarlig vurderer | ~1 time/uke | | Total tid per uke | Løpende oppfølging | 3–8 timer | Innkjøpsansvarliges arbeidstid | ~1–2 timer |

Status

Prosessen er under kartlegging og prioritering i fase 3 av prosjektet.