Kontraktsoppfølging: Kontroll av eksterne leverandører

Kommuner er avhengige av at eksterne leverandører leverer i henhold til avtalte vilkår. I praksis mangler mange kommuner kapasitet til systematisk kontroll, noe som kan føre til at avvik først oppdages når skaden allerede er skjedd.

Problemet

Fakturaer betales uten å kontrolleres mot kontraktsbetingelser. Leverandørrapporter leses ikke systematisk. Manglende leveranser eller kvalitetsavvik fanges ikke opp før det er for sent å reagere. Konsekvensene er feilbetalinger, dårligere tjenester og svekket tillit.

Uten Intric: Manuell leverandørkontroll

1. Innkjøpsansvarlig mottar faktura fra leverandør
2. Sammenligner faktura med kontraktsbetingelser manuelt
3. Leser leverandørens rapporter og vurderer kvalitet
4. Sjekker om leveranser er mottatt i tide
5. Varsler internt ved avvik og følger opp mot leverandør

Tidsforbruk: 2–6 timer per uke, ofte nedprioritert pga. kapasitetsmangel.
Utfordring: Kontrollen skjer sporadisk og reaktivt. Mange avvik fanges aldri opp.

Med Intric: KI-basert leverandørkontroll

1. Intric sammenstiller fakturaer automatisk mot kontraktsbetingelser
2. Intric analyserer leverandørrapporter for kvalitetsavvik
3. Intric flagger manglende leveranser eller forsinkelser
4. Intric varsler innkjøpsansvarlig ved vesentlige avvik
5. Innkjøpsansvarlig vurderer og handler på varsler

Før og etter

| Oppgave | Manuelt | Tidsforbruk | Med Intric | Tidsforbruk | |---------|---------|-------------|------------|-------------| | Fakturakontroll | Manuell sammenligning med kontrakt | 1–3 timer/uke | Automatisert | — | | Rapportanalyse | Manuell lesing og vurdering | 1–2 timer/uke | Automatisert | — | | Leveransekontroll | Stikkprøver, ofte nedprioritert | Varierer | Kontinuerlig automatisk | — | | Varsling og oppfølging | Manuelt ved funn | 30–60 min | Automatisk varsling | — | | Vurdering og beslutning | Inkludert i ovenstående | — | Innkjøpsansvarlig vurderer | ~30–60 min/uke | | Total tid per uke | Løpende kontroll | 2–6 timer | Innkjøpsansvarliges arbeidstid | ~30–60 min |

Status

Prosessen er under kartlegging og prioritering i fase 3 av prosjektet.