Utarbeidelse av møtereferat

Utarbeidelse av møtereferat er en tidkrevende oppgave som ofte medfører forsinkelser. Saksbehandler eller sekretær må lytte gjennom opptak, notere vedtak og handlingspunkter, og skrive et strukturert referat – ofte flere dager etter møtet.

Problemet

Etter hvert møte bruker en ansatt 1–3 timer på å lytte gjennom opptak og skrive et strukturert referat. I mange kommuner blir referater forsinket fordi ingen har tid til å prioritere arbeidet. Viktige vedtak og handlingspunkter risikerer å gå tapt.

Uten Intric: Manuell utarbeidelse

1. Ansvarlig person lytter gjennom lydopptak av møtet
2. Noterer vedtak, handlingspunkter og diskusjonstemaer manuelt
3. Skriver referatet i Word etter kommunens mal
4. Sender utkast til deltakerne for gjennomgang
5. Mottar og innarbeider korreksjoner
6. Registrerer endelig referat i arkivsystemet

Tidsforbruk: 1–3 timer per møte, avhengig av lengde og kompleksitet.
Utfordring: Referater blir ofte forsinket. Kvaliteten avhenger av notattakerens kapasitet og hukommelse.

Med Intric: KI-assistert transkripsjon og strukturering

1. Møteopptak lastes opp til Intric
2. Intric transkriberer lydopptaket automatisk
3. Intric identifiserer vedtak, handlingspunkter og diskusjonstemaer
4. Intric genererer et strukturert referat-utkast etter kommunens mal
5. Ansvarlig person gjennomgår og godkjenner
6. Registrerer endelig referat i arkivsystemet

Før og etter

| Oppgave | Manuelt | Tidsforbruk | Med Intric | Tidsforbruk | |---------|---------|-------------|------------|-------------| | Lytting/transkripsjon | Manuell gjennomgang av opptak | 45–90 min | Automatisert | — | | Identifisering av vedtak | Manuelt fra notater/opptak | 15–30 min | Automatisert | — | | Skriving av referat | Manuelt i Word | 30–60 min | Automatisert utkast | — | | Gjennomgang og korrektur | Inkludert i skrivearbeidet | — | Ansvarlig gjennomgår utkast | ~15–30 min | | Registrering | Manuelt | ~3 min | Manuelt | ~3 min | | Total tid | Per møte | 1–3 timer | Ansvarlig persons arbeidstid | ~20–30 min |

Status

Prosessen er under aktiv pilotering i fase 3 av prosjektet.