Høringsuttatelser
Nedenfor finner du to visualiseringer av samme kjerneprosess — å analysere og sammenstille høringsuttalelser til et faglig sammendrag. Den første viser hvordan prosessen gjøres manuelt i dag. Den andre viser hvordan den samme prosessen kan gjennomføres med støtte fra Intric.
Uten Intric: Manuell behandling av høringsuttalelser
Avsnitt med tittelen «Uten Intric: Manuell behandling av høringsuttalelser»Steg 1 — Postmottak mottar høringsuttalelsene
Avsnitt med tittelen «Steg 1 — Postmottak mottar høringsuttalelsene»Interessenter sender inn innspill som blir mottatt av postmottak via e-post og digital post.
Hva skjer:
- Høringsuttalelser ankommer fra myndigheter, organisasjoner og privatpersoner.
- Innspillene varierer i lengde — fra noen få setninger til flere sider.
System: E-post og digital post
Steg 2 — Postmottak journalfører høringsuttalelsene
Avsnitt med tittelen «Steg 2 — Postmottak journalfører høringsuttalelsene»Personale ved postmottak registrerer alle innspill i arkivsystemet ACOS Websak.
Hva skjer:
- Hvert innspill journalføres med avsender, dato og saksnummer.
- Uttalelsene er nå tilgjengelige for saksbehandler i arkivsystemet.
System: ACOS Websak
Tidsforbruk: ~2 minutter per uttalelse
Steg 3 — Saksbehandler mottar høringsuttalelsene
Avsnitt med tittelen «Steg 3 — Saksbehandler mottar høringsuttalelsene»Saksbehandler finner de journalførte innspillene i arkivsystemet og gjør seg kjent med omfanget.
Hva skjer:
- Saksbehandler logger inn i ACOS Websak og henter ut samtlige mottatte uttalelser.
- Avhengig av sakens størrelse og kontroversialitet kan antallet innspill variere fra noen få til svært mange.
System: ACOS Websak
Steg 4 — Saksbehandler sorterer høringsuttalelsene
Avsnitt med tittelen «Steg 4 — Saksbehandler sorterer høringsuttalelsene»Saksbehandler sorterer innspillene etter avsendertype og prioriterer dem etter et fast hierarki.
Hva skjer:
- Innspillene rangeres etter avsender: (1) myndigheter, (2) organisasjoner, (3) privatpersoner.
- Sorteringen legger grunnlaget for den videre analysen og vektingen av innspillene.
System: ACOS Websak
Utfordring: Med mange innspill er sorteringen tidkrevende, og det finnes ingen standardisert mal for kategorisering.
Steg 5 — Saksbehandler leser og analyserer innspillene
Avsnitt med tittelen «Steg 5 — Saksbehandler leser og analyserer innspillene»Saksbehandler leser grundig gjennom samtlige høringsuttalelser og foretar en faglig vurdering av hvert innspill.
Hva skjer:
- Saksbehandler identifiserer essensen av hvert innspill og vurderer argumentenes tyngde.
- Motstridende og samstemte posisjoner noteres for bruk i oppsummeringen.
- Faglig skjønn er avgjørende for å prioritere hva som bør vektlegges i den endelige fremstillingen.
System: ACOS Websak og høringsnotat
Tidsforbruk: Varierer etter antall og lengde på innspill
Utfordring: Prosessen er fullt manuell og avhenger av saksbehandlerens kapasitet. Med mange og lange uttalelser er dette svært tidkrevende.
Steg 6 — Saksbehandler lager oppsummeringen
Avsnitt med tittelen «Steg 6 — Saksbehandler lager oppsummeringen»Med bakgrunn i analysen skriver saksbehandler et saklig sammendrag av alle høringsuttalelsene i Word.
Hva skjer:
- Synspunkter fra de ulike høringsinstansene sammenstilles i et strukturert dokument.
- I saker med mange innspill kan det inkluderes statistikk over hvilke temaer som går igjen.
- Det finnes ingen fast standard for oppsummeringens struktur ettersom sakenes karakter varierer.
- Ferdig sammendrag bilegges som vedlegg til saksframlegget.
System: Word
Tidsforbruk: 15–30 timer
Utfordring: Dette er den klart mest tidkrevende delen av prosessen. Kvaliteten avhenger av saksbehandlerens tilgjengelige tid og evne til å bearbeide store tekstmengder.
Steg 7 — Saksbehandler registrerer oppsummeringen
Avsnitt med tittelen «Steg 7 — Saksbehandler registrerer oppsummeringen»Saksbehandleren overfører det ferdige sammendraget fra Word til ACOS Websak.
Hva skjer:
- Dokumentet lastes opp og knyttes til riktig sak i arkivsystemet.
- Oppsummeringen er nå klar til å inkluderes som vedlegg i saksframlegget.
System: ACOS Websak
Tidsforbruk: ~3 minutter
Med Intric: Automatisert analyse og sammendrag
Avsnitt med tittelen «Med Intric: Automatisert analyse og sammendrag»Ved å bruke en Intric-assistent med tilknyttet kunnskapsbase kan saksbehandler laste opp høringsuttalelsene og få et strukturert sammendrag generert automatisk. Intric analyserer hvert innspill, kategoriserer dem etter tema og avsender, og produserer et samlet utkast — som saksbehandler gjennomgår og ferdigstiller.
Steg 1 — Saksbehandler laster opp høringsuttalelsene til Intric
Avsnitt med tittelen «Steg 1 — Saksbehandler laster opp høringsuttalelsene til Intric»Saksbehandler laster opp de mottatte høringsuttalelsene til en Intric-assistent.
Hva skjer:
- Dokumentene hentes fra ACOS Websak og lastes opp til Intric.
- Saksbehandler kan gi instrukser om ønsket struktur, prioritering og format på oppsummeringen.
Oppsett: Assistenten er konfigurert med instruksjoner tilpasset høringsbehandling og har sakens bakgrunnsdokumenter tilgjengelig via kunnskapsbasen.
Steg 2 — Intric analyserer hvert enkelt innspill
Avsnitt med tittelen «Steg 2 — Intric analyserer hvert enkelt innspill»Intric leser gjennom samtlige høringsuttalelser og gjennomfører en strukturert analyse av innholdet.
Hva skjer:
- Hvert innspill analyseres for å identifisere kjernepåstander, argumenter og anbefalinger.
- Innspillene vurderes etter avsendertype: myndigheter, organisasjoner og privatpersoner.
Oppsett: Assistenten bruker en analyse-instruksjon for å trekke ut strukturert informasjon fra hvert dokument.
Steg 3 — Intric kategoriserer innspillene etter tema
Avsnitt med tittelen «Steg 3 — Intric kategoriserer innspillene etter tema»Intric grupperer innspillene etter hvilke temaer og problemstillinger de berører.
Hva skjer:
- Gjengangstemaer og felles synspunkter identifiseres på tvers av innspillene.
- Motstridende posisjoner flagges og struktureres for å gi saksbehandler et tydelig bilde av meningslandskapet.
- Ved mange innspill genereres statistikk over temafordeling.
Steg 4 — Intric genererer et samlet sammendrag
Avsnitt med tittelen «Steg 4 — Intric genererer et samlet sammendrag»Basert på analysen skriver Intric et strukturert sammendrag av alle høringsuttalelsene.
Hva skjer:
- Sammendraget presenterer synspunkter fra ulike høringsinstanser på en saklig og oversiktlig måte.
- Dokumentet er tilpasset bruk som vedlegg til saksframlegg og inkluderer en vurdering av innspillenes tyngde og retning.
Oppsett: Assistenten bruker en skriv-instruksjon med tilpasset mal for høringssammendrag, inkludert inndeling etter avsendertype og tema.
Steg 5 — Saksbehandler gjennomgår og ferdigstiller
Avsnitt med tittelen «Steg 5 — Saksbehandler gjennomgår og ferdigstiller»Saksbehandler leser gjennom det AI-genererte sammendraget, gjør nødvendige justeringer og godkjenner dokumentet.
Hva skjer:
- Saksbehandler kontrollerer at alle vesentlige innspill er korrekt gjengitt og vektet.
- Faglige vurderinger som krever kontekstuell forståelse justeres der det er nødvendig.
- Sammendraget klargjøres for arkivering og vedlegg til saksframlegget.
Skiftet: I stedet for å skrive hele oppsummeringen fra bunnen av, bruker saksbehandler tiden på kvalitetssikring og faglig vurdering.
Steg 6 — Saksbehandler registrerer oppsummeringen i ACOS Websak
Avsnitt med tittelen «Steg 6 — Saksbehandler registrerer oppsummeringen i ACOS Websak»Det ferdigstilte sammendraget lastes opp i arkivsystemet og knyttes til riktig sak.
Hva skjer:
- Dokumentet registreres i ACOS Websak på samme måte som ved manuell prosess.
- Oppsummeringen er klar til å brukes som vedlegg i saksframlegget.
System: ACOS Websak
Tidsforbruk: ~3 minutter